freeeで実際に法人設立してみたので、注意点を記載しておきます。
なお、2024/3/7時点での内容となります。
freeeの会社設立は、非常に便利でこれさえあれば司法書士さんに依頼する費用も削減できます。しかも、起業段取りコーディネータという無料電話相談窓口までついており、面談から、メール、電話サポートがあり、かなり親切に対応してくれる。ここは、無料で会計ソフトを買ってもらうための、入口として手厚いのだろうとは思いつつも、有難い。
しかし、進める中でもうちょっと、ここまで手が届いてくれたら（情報を事前に頂けたら）嬉しかった。という点があるので、これからfreeeの会社設立を利用される方には是非とも一読して頂きたい。
ちなみに、freeeの会社設立は法務局現地に向かうものと、オンラインと選択できるが私は、オンラインを選択したため、以下のコメントの一部はオンラインならではの点も含まれています。
本社の住所の決め方
自宅や、レンタルオフィス、バーチャルオフィスなど、自由に決めることができるが、注意点としては、本社の住所をもとに、管轄する(やり取りする)公証役場、法務局、年金事務所などが、決まるため、自宅などからあまりに遠い場所にすると、それらの現地行きが発生する可能性があるので注意。一般的に、郵便物の受け取りの関係で近い方が良い。という記事はよくあるが、管轄する公証役場などが変わるということについて触れられている記事が少ない印象です。（私の場合はバーチャルオフィスで単純に安いところっていう感じで最初選んでいたため、そのまま決めていたら危なかった。。）
現地行の例としては、会社設立時にオンラインで申請しない場合で、公証役場で定款認証を行うために直接面談に向かう必要があります。
印鑑を仮にfreee以外から購入する場合、何を買えばいい？
法人の場合は3本セットで購入することが一般的とのこと。特に何がいいかはほぼ好みの世界なので、安くしたいという方にとっては、3本セットの安いものにするといい。
オンライン申請時の法人の印鑑登録について
オンライン申請にすると、freeeの「入力」「設立」と共にすべてオンラインでできるように見えます。が、実は、法人の印鑑登録は、freeeの画面上に説明が触れられておらず、コーディネータに問い合わせたところ、自身で法務局現地に行って登録する必要があるとのこと。「えっ、そこだけ、オフライン！しかも記載されてないの？」って思いました。
どうも、以前は会社設立の手順の中で、印鑑もオンラインで法務局に登録する方法があったが、法務局が求める要求が細かくて、システム的に対応が困難だったので、一旦現時点(2024/3/7)では印鑑のオンライン登録は無くなっている。との説明でした。（だったら、手順のステップにそう記載して欲しいところ。）
※2024/3/15 追記
印鑑登録の方法について、改めて管轄の法務局にも問い合わせたところ、印鑑登録と印鑑カード登録については、書類の郵送のみでの申請も可能とのことでした。また、freeeの連携先である、ワンストップサービスを利用して、自身で直接印鑑登録のオンライン申請を頑張るという手もあるようです。印鑑のオンライン申請については、freeeがオンラインを停止したただけあって、少し手間がかかりそうだったので、私は使いませんでした。
資本金の入金日について
入金から、2週間以内に法務局への申請が必要という条件がありますが、オンラインで行なう場合は、
公証役場との面談日＝法務局への申請日
となります。
そのため、公証役場との面談を、資本金の入金から2週間以内に行う必要があるが、役場都合により、2週間超える場合がある。
仮に2週間超えると、再度入金が必要になる。
そのため、ベストとしては、freeeの手順と異なるが、資本金の入金は、面談日程が決まってから行う方がよい。
つまり、以下の出資金の入金の画面が8になっているが、その下の15の手順である面談の日程決めを先に実施すべきです。
公証役場へのメールの内容について
メールテンプレートでは、郵送物が決まっているかのような文言になっていますが、そもそも決まっていない前提で確認した方が良いとお思いました。おそらく、聞かなくても、教えてくれるはずですが、、私の場合はメール内で必要なものがあれば教えてくださいという文言に修正しました。
後日、下記の書類を面談日までに郵送させていただきます。
・定款のPDF
・発起人全員分の印鑑証明（発行から３ヶ月以内のもの）
出資金の入金をやり直す場合の注意点
下図に「ファイルの表紙に印字する日」とありますが、必ず出資金を入金した日にする必要があるので、出資金を仮に何等かの理由でやり直して、証明する写真を再アップロードするような場合には、必ずこの日付も出資金日に修正しましょう。
これが、異なっていると法務局から、再申請してください通知が来ます。。実際に私は来ましたので、ワンストップサービスで、直接該当の書面だけ、再アップロードして再申請しました。やり方については、ワンストップサービスの問い合わせページの連絡先から連絡すると教えてもらえます。
法務局への会社設立申請タイミングは面談の2時間前？
下図で、「面談の2時間前までに実施」の意味がわかりませんでした。正確には意味が分からないというより、むしろもっと先にやるから大丈夫と思っていましたが、どうもオンラインの場合は、公証役場との面談日当日に、法務局への申請を実施しないといけないということがコーディネータさんに問い合わせて分かりました。上記の「資本金の入金日について」で記載している通り、
公証役場との面談日＝法務局への申請日
である必要があるとのことでした。そのため、当日の面談2時間前までに、ということだと後でわかりました。これは、ワンストップサービスという法務局への申請から、公証役場との面談などを24時間以内に実施する必要があるという縛りから来る要件のようです。freeeでは、このワンストップサービスを利用しているとのこと。
※2024/3/15 追記
公証役場との面談調整の際に、30分前に申請して欲しいと言われていたが、実際に申請してみると以下の「受付結果を更新」からステータスが見えるまで、30分ほど時間がかかった。少し早めに実施することをおすすめします。少なくとも8:30以降の当日であれば、実施可能なはずです。（確か8:30から法務局側のシステムが動き出すという話を役場の方から伺った記憶）
公証役場との面談って何やるの？
私の場合は、オンライン面談で、本人確認だけでした。住所、氏名、生年月日などを聞かれるのでそれを答え、最後に免許証かマイナンバーを提示して欲しいと言われたので、私の場合は免許を提示したら終了でした。一瞬！
公証役場とのオンライン面談が終わったが、法務局の印鑑登録方法は？
ワンストップサービスによるオンラインの面談を使用しない場合は、法務局への登記申請時に法人の印鑑登録も行うことになる。しかし、オンラインだと、印鑑登録無しでそのまま法務局への登記申請も終わってしまう。
そのため、印鑑登録と印鑑カード交付の申請を別途行う必要がある。※オンライン申請のフローだと印鑑登録はfreeeの会社設立の案内に出てこないので注意。印鑑登録と印鑑カード交付申請は、法人の拠点を管轄する法務局へ直接行くか、郵送による申請が可能。ちなみに、私の場合口座開設時に印鑑証明書が必要だったため、印鑑証明書の申請を同時に行いたかったが、法務局の担当窓口が異なるため、同時はできないと言われてしまった。
郵送での印鑑登録と印鑑カード交付申請に必要な書類は以下。管轄の法務局宛に郵送する。
- https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-2.html
- ５印鑑カード交付申請書
- ６印鑑（改印）届書の申請書
- 個人の印鑑証明書
- 返信用封筒（カードが入る程度のサイズでOK。）※切手を貼る必要がある。
参考）印鑑登録は、管轄の法務局で行う必要があるが、印鑑証明書は印鑑カードがあればどこの法務局でも対応可能。
登記事項証明書を発行してもらうとあるが、何に使うのか？
下図について、まず登記事項証明書は、法人登記簿謄本と同義とのこと。
登記簿謄本は、年金事務所での社会保険加入に必要なため、登記事項証明書（登記簿謄本）を発行する必要がある。オンラインでは比較的簡単に請求できるのでお勧めです。
年金事務所での社会保険加入手続きはどうやる？
方法として、以下3通りあるがオンラインは有料ソフトが必要になるなどハードルがあるようだったので、郵送を次に検討した。しかし、年金事務所に依頼して郵送して頂いた書類を見ると、記載方法が分からないところがいくつか、、また、年金事務所に電話すると軽微なチェック漏れだけで再提出になるため、極力現地で対応した方が良いと勧められた。そのため、私の場合は直接年金事務所に出向くことにしました。
- オンライン
- 管轄の年金事務所に直接出向く
- 書類郵送
なお、実施タイミングは、上記「登記事項証明書」の入手後。
必要書類としては、「登記事項証明書」に加えて「法人番号指定通知書のコピー」または、「国税庁法人場合公表サイトの情報を印刷したもの」が必要になるが、「国税庁法人場合公表サイトの情報を印刷したもの」は法人設立後であれば、サイトで該当ページ開いて印刷するだけなので、すぐに入手可能。
年金事務所で社会保険に加入すべきタイミングは？
個人事業主から法人を設立する場合は、国民健康保険から健康保険への切り替えとなるが、例えば3/27に、国民健康保険から健康保険に切り替えた場合、3月の料金はどうなるかというと、健康保険の1ヵ月分の料金となる。つまり、月末時点で加入している社会保険で支払いするというルールがある。
そのため、仮にマイクロ法人などで社会保険費用を早く抑えたいという人は、法人を設立したらその設立月から月を跨がずに切り替えた方が得ということになる。
法人設立後の電子申請は何が必要？
申請する書類という欄に、以下4つがあるが、会社設立当初であれば、通常全て必要になる。「給与支払事務所等の開設等届出」は注意で、「説明欄に従業員に給与を支払う場合に必要となります。」と記載されていますが、役員に対する報酬を支払う場合も必要になるため、通常はこれも必要になる。
- 必須「法人設立届出書」
- 給与支払事務所等の開設等届出
- 青色申告の承認申請
- 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請
注意点
上記4つは全て同時に一括で申請しておくと良い。仮に1つでも漏れがあった場合、後から漏れた対象のみ追加で申請することもできるがfreeeの会社設立の仕様上、利用者識別番号を持っていないを選択して、2回申請することになると、2回利用者識別を発行することになる。そうなると、利用者識別番号は2つ発行してもらうが、片方は使えないというおかしな状態になってしまうので注意。。私の場合は「給与支払事務所等の開設等届出」だけ後から申請したため、法務局から電話があり、最初の申請で発行した利用者識別番号と、「給与支払事務所等の開設等届出」に紐づく利用者識別番号とどちらの利用者識別番号を生かすか？という質問を受けたました。
